AI může připravit návrh e-mailu, shrnout podklady nebo pomoci s první verzí dokumentu. Zaměstnanec ale musí vědět, jaká data smí použít a co ve výsledku zkontrolovat. Bezpečné používání AI ve firmě začíná jasnými pravidly pro konkrétní práci.
V článku najdete
Co lze zadávat do AI a co vyžaduje schválení
Neexistuje jedno univerzální pravidlo pro všechny účty a nástroje. Rozhoduje firemní politika, charakter dat, smluvní podmínky a nastavení konkrétní služby. Schválený firemní účet může mít jiné podmínky než soukromý účet stejného zaměstnance. Ověřujte je při zavedení nástroje a při podstatných změnách.
| Typ podkladu | Doporučený postup |
|---|---|
| Veřejně dostupný text nebo vlastní obecný návrh | Použít ve schváleném nástroji a ověřit správnost výsledku. |
| Interní proces, neveřejná nabídka nebo dokument zákazníka | Nejdříve ověřit oprávnění a pravidla pro daný nástroj. |
| Osobní údaje, smlouvy a citlivé obchodní informace | Nevkládat bez schváleného účelu a odpovídajících podmínek zpracování. |
| Hesla, přístupové klíče nebo bezpečnostní tajemství | Nevkládat do běžného chatu; postupovat podle bezpečnostních pravidel firmy. |
Tato tabulka je návrhem interních pravidel, nikoli automatickým oprávněním předávat data. Odstranění jména také nemusí stačit: člověka nebo zákazníka může identifikovat kombinace dalších údajů. Pro výuku je často lepší vytvořit zcela smyšlený podklad.
Praktický příklad: přepis zákaznické smlouvy
Bezpečnější postup začíná zjištěním, zda má firma nástroj určený pro smluvní podklady a jaké použití povoluje. Pokud takové schválení chybí, lze například požádat o obecnou strukturu s použitím smyšleného vzoru. Skutečnou smlouvu následně upraví odpovědný člověk v rámci zavedeného procesu.
Pokud už zaměstnanec vložil nepovolená data, měl by situaci včas oznámit internímu kontaktu. Ten posoudí rozsah, nastavení služby a možné další kroky. Pouhé smazání konverzace nelze automaticky považovat za vyřešení události.
Výstup AI je podklad k ověření
Generovaný text může působit přesvědčivě a přesto obsahovat chybná tvrzení nebo neexistující zdroje. Evropská komise v otázkách a odpovědích k AI gramotnosti uvádí riziko takových výstupů i u zaměstnanců používajících ChatGPT k psaní či překladům. Vzdělávání má odpovídat konkrétním nástrojům, jejich rizikům a práci uživatelů.
Před odesláním zákazníkovi ověřte zejména fakta, citace, čísla, jména a sliby. U smlouvy nebo rozhodnutí s významným dopadem zapojte příslušného odborníka. Zaměstnanec by měl umět říct, co ověřil a za jaký výsledek odpovídá.
Pět pravidel, kterým zaměstnanci porozumí
- Používejte schválené nástroje. Udržujte přehled, který účet je určen pro jakou práci.
- Vkládejte jen povolené podklady. Pokud si nejste jistí, ptejte se před odesláním.
- Ověřujte důležité výstupy. AI nemá poslední slovo o faktech, smlouvách ani závazcích firmy.
- Zachovejte lidské schválení. Určete, kdo smí výstup použít vůči zákazníkům nebo uvnitř důležitých procesů.
- Hlaste chyby a pochybnosti. Zaměstnanci potřebují konkrétní kontakt a podporu při řešení problému.
Co má obsahovat školení AI pro zaměstnance
Návod na psaní promptů je jen jedna část. Doporučujeme vysvětlit také práci s daty, omezení výstupů, firemní schvalování a reakci na chybu. Obsah přizpůsobte rolím: marketing řeší jiný typ podkladů než HR, finance nebo vývoj.
Užitečné cvičení může zaměstnanci nabídnout tři zadání: přepsat veřejný text, shrnout zákaznický dokument a zpracovat personální tabulku. Úkolem je rozhodnout, co lze udělat ve schváleném prostředí, co vyžaduje další posouzení a co do běžného chatu nepatří.
Ověření znalostí by mělo testovat rozhodnutí v situaci, ne pouze význam zkratky AI. Záznam o vzdělávání pomáhá řídit program; není univerzálním důkazem splnění všech požadavků AI Actu. Komise také uvádí, že AI gramotnost nevyžaduje konkrétní certifikát.
Jak zavést pravidla do praxe ve 4Cyber
Ve Studiu 4Cyber můžete připravit výukové téma podle vlastních pravidel, doplnit výklad, modelové situace a test. Vzdělávání můžete tvořit sami nebo s námi připravit obsah na míru pracovním rolím a potřebám firmy.
V jedné platformě tak propojujete vzdělávání v kybernetické bezpečnosti, bezpečné používání AI a další interní témata. Když se pravidla nebo nástroje změní, můžete upravit obsah a určit, komu je potřeba nové vysvětlení.
Časté otázky
Smí zaměstnanci používat ChatGPT v práci?
Podle pravidel firmy a podmínek konkrétního účtu. Samotný název služby neříká, pro jaká firemní data je její použití schválené.
Stačí odstranit jména z dokumentu?
Ne vždy. Další informace mohou umožnit identifikaci a dokument může obsahovat obchodní tajemství i bez jmen.
Má být školení pro všechny stejné?
Základ může být společný. Praktické situace a potřebná hloubka mají odpovídat práci, datům a nástrojům konkrétní skupiny.
Úvodní obrázek je ilustrační a vytvořený pomocí AI.
